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研討新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新
  • 研討新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新
  • 文章片段: 論文簡介:研討新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新管理論文

研討新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新

新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新摘要:事業單位的檔案與人事管理工作已經步入了社會化進程,市場機制下檔案管理必須進行大膽創新才能適應事業單位的工作需求。在分析檔案管理與創新的重要作用的基礎上,本文針對檔案管理中的創新要點進行了重點分析。
  關鍵詞:事業單位檔案管理;目前狀況分析;創新措施
  一、辦公室檔案管理對事業單位研討新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新的作用
  辦公室的檔案資料是單位日常工作中產生的基本資料,檔案中記錄的是單位各項工作的情況,事業單位的檔案管理對于事業單位而言具備特有的重要作用。主要表現在:為管理者提供全面而真實的單位工作信息,幫助管理者做出正確的工作決策與指導,有助于協調與管理各個部門之間的工作銜接,由此提高工作的效率;為單位工作開展提供重要的基礎資料,為工作實施提供參考資料;在日常管理中可以通過檔案資料來評價工作的成果,方便管理者對基層工作進行準確評價,輔助績效管理;隨著事業單位的企業化管理與社會化人才機制的引入,檔案管理已經逐漸從單純的資料記錄與統計轉變為企業的基礎資料的動態化管理,不僅僅提供基本數據也要為單位職能部門提供各種不同的資料組合,幫助單位正確的調整管理制度、調配資源,提高管理效率。
  二、事業單位辦公室檔案管理存在的理由
  1.檔案職能意識的淡漠,在單位管理中對經營、社會效益重視程度逐步加重,所以針對單位基礎資料的管理逐步淡化,尤其是針對管理成本的降低,機構的精簡是必定趨勢,此時單位檔案管理也就成為精簡的對象,一些檔案與人事管理工作都已經逐步進入到辦公室管理范疇,****化的檔案管理成為了普遍形式。
  2.檔案管理信息化步伐滯后,隨著單位管理的信息化程度提高,大量的工作已經從紙質資料變為電子資料,而一些檔案管理仍然處在傳統的管理方式中,因此大量的工作資料與人事材料不能及時匯總,影響了檔案管理為決策提供資料的效率。
  3.檔案管理的形式化突出,單位管理中檔案管理僅僅是為了記錄而記錄,不能利用檔案中的數據與資源為其他部門服務,雖然進行了信息化的改善,但是信息化后的檔案管理不能為單位提供動態化信息,只是資料的堆積,不能從檔案中獲得效益,因此信息化也只是徒有其表。
  4.流動人員增加也給檔案管理帶來較大的困擾,在檔案管理乃至辦公室檔案管理中,人事檔案的資料管理是一個重要的管理內容,而目前的事業單位中,一些人員屬于外聘人員,這些人員多數是臨時性工作,其檔案在事業單位的檔案中存留時間較短,但在管理中也不能因為建立的時間短暫就不進行系統化管理,這就給檔案管理增加的負擔。
  三、事業單位辦公室檔案管理的創新措施
  1.實現信息多元化
  (1)實現檔案管理的工作重組,對原有的檔案管理模式進行轉變,針對工作內容進行信息化調試,對信息收集與處理進行統一,建立信息管理與服務中心,即在檔案管理中建立一個統一的窗口,對工作資料與人事檔案進行統一管理,利用窗口模式來整合各種檔案資料。同時完整窗口的功能,提高其信息化水平。
  (2)提高工作的質量與水平,在管理中進行工作方式的創新,如轉變檔案統計的方式,利用電子信息共享的模式,針對不同的部門的特征制定不同的信息統計流程,對各種檔案資料進行信息化匯總,即在不同部門的電腦上建立專門的統計表格,各個部門完成填寫后即可共享,而檔案管理人員可以利用網絡來統計資料,并對其進行審核,相互溝通信息的完整度與修改信息,從而保證信息實時化更新。
  (3)建立更加完善的數字化檔案庫,隨著信息化數字化的深入,檔案管理應全面實現數字化,此時應適應性的創建與本單位相適應的數據庫,此時可以引入成熟的數據管理軟件,通過對軟件的小范圍開發與改善來適應本單位的需求,從而保證檔案管理的適應性與效率。這也是適應數字化需求,進行創新檔案管理中不可或缺的重要內容,而在這個創新措施中,應注意對檔案安全性的保護,也應注意創新的適應性,使得數字化適應單位的基本需求。
  2,流動人員的管理創新
  流動人員的特征就是更新快,在不同的部門中存在大量的流動性人員的臨時信息,這些信息是人事管理中不能忽視的重要信息,因此在檔案管理創新中不能忽視這個現實理由。因此在檔案管理中應針對不同部門流動人員的特征進行適應性創新,針對性指定信息統計。市場化已經轉變了就業人員的流動模式,人事檔案管理也必須適應性這個社會現實,因此在檔案管理中應重視兩個層面的創新,一、最大限度地體現人才開發機制,針對適應本職工作的人才提供發展空間,建立內部的人才庫,針對流動人員中工作業績與素質較好地人員進行檔案保留,為其提供長期的資料保留,從而為其發展與晉升提供依據,從而為本單位的人才儲備拓展空間。二、拓展軟件管理功能,為本單位的管理創新管理模式
  • 文章片段:可以通過檔案資料來評價工作的成果,方便管理者對基層工作進行準確評價,輔助績效管理;隨著事業單位的企業化管理與社會化人才機制的引入,檔案管理已經逐漸從單純的資料記錄與統計轉變為企業的基礎資料的動態化管理,不僅僅提供基本數據也要為單位職能部門提供各種不同的資料組合,幫助單位正確的調整管理制度、調配資源,提高管理
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